COMBINAR CORRESPONDENCIA
La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual
los datos de una lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o
documento modelo, creando así una carta personalizada para cada uno de los
miembros de la lista de direcciones tomada como base.
Para
construir una correspondencia combinada necesitamos trabajar con dos archivos:
Primero una LISTA DE DIRECCIONES u Origen de datos, este archivo contiene la
información específica de cada destinatario. Aquí se guardan y enlistan los
datos que posteriormente se incluirán para cada destinatario dentro del
documento maestro.
El
otro archivo es el DOCUMENTO O CARTA MAESTRA, esta será un documento de Word
que contendrá la información que deseamos transmitir a los destinatarios. A
este documento se le colocarán los campos de combinación, que son los
marcadores donde se ubicará la información específica para cada uno de los
destinatarios.
En el ejemplo anterior podemos observar como los datos de la lista
de direcciones o contactos a los que deseamos enviar la carta son insertados en
nuestra carta maestra para obtener un documento combinado, para todos los
registros del origen de datos. Se puede observar también como estos datos
sustituyen los nombres de los campos de combinación colocados en la carta
modelo, y como estos son sustituidos en el mismo orden y con el mismo formato
con el cual nosotros colocamos los campos de combinación en la carta modelo.
Para
realizar la combinación de correspondencia Word nos guía paso a paso con el
Asistente para combinar correspondencia. Este asistente nos ira indicando cada
uno de los pasos que tenemos que dar para llegar al resultado que deseamos.
El
asistente se muestra en el panel de tareas en la parte derecha de nuestra
pantalla. Este panel o asistente está compuesto por tres zona que nos van
guiado y ayudando a lograr nuestro objetivo de crear una correspondencia
específica para los destinatarios deseados.
La
primera parte del Panel en los distintos pasos es una parte de selección, donde
debemos elegir una de las opciones planteadas para cada caso.
La
segunda sección es una zona informativa y explicativa. Esta parte es de gran
ayuda para entender que es lo que estamos seleccionando en la zona de elección,
porque aparecerá una pequeña descripción de lo que se trata la opción
seleccionada. Además puede contener links para distintos ajustes que habrá que
realizar en los archivos involucrados en la combinación.
Finalmente
la tercera parte del panel nos permite avanzar o retroceder en el proceso, ya
que en forma de links nos permite seguir un paso adelante o volver un paso para
corregir una elección o un ajuste realizado en algún paso previo. Es de Notar
que esta parte también nos brinda ayuda para saber hacia donde vamos con el
siguiente paso y de donde venimos en el paso previo, ya que junto a las
indicaciones adelante y atrás nos brinda una referencia del paso al que nos
dirigimos.
DOCUMENTO DE APOYO
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