INTRODUCCIÓN
La
hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el
entorno Windows cuya finalidad es la
realización de cálculos sobre datos introducidos en la misma, así como la representación de estos
valores de forma gráfica. A estas
capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.
La validación de datos
La validación de
datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea
introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una
puntuación por letras con sólo las letras comprendidas entre la A y la F. Se
puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios
introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras
finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes que definan la
entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los
usuarios a corregir errores.
Cuando se
introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con
instrucciones proporcionadas por el usuario.
La validación de
datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que
otras personas utilizarán para introducir datos como formularios
presupuestarios o informes de gastos.
En este artículo
se describe cómo configurar la validación de datos, incluidos los tipos de
datos que se pueden validar y los mensajes que se pueden mostrar, además de
proporcionar un libro que se puede descargar para obtener ejemplos de
validación que se pueden modificar y utilizar en hojas de cálculo propias.
FORMATO CONDICIONAL
Breve: Con el formato
condicional puedes hacer que tus datos numéricos ofrezcan información gráfica
adicional.
Descripción: Si necesitas
ofrecer una mejor visualización de tus datos numéricos en tus hojas de cálculo
sin tener que recurrir a los gráficos, Excel 2007 ofrece un gran número de
posibilidades en esta área.
Desde el botón “Formato Condicional” del “Grupo
Estilo” correspondiente a la “Ficha Inicio” tienes disponible usa serie de posibilidades
para ofrecer una visualización gráfica de los valores numéricos en las propias
celdas.
- Seleccione un rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón “Formato Condicional” seleccione la opción “Barras de Datos” y dentro de ella el color que quiere utilizar. Como verá en la Fig. 1 su rango de celdas ofrece la misma información que antes pero gracias a esta opción del Formato Condicional es mucho más sencillo identificar la información numérica global.
Fig. 1 Uso de barras de colores para destacar
gráficamente el valor de cada celda
- Seleccione otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del
botón “Formato Condicional” seleccione la opción "Escalas de
color" y dentro de ella el rango de colores que quiere utilizar Fig.
2.
Fig. 2 Uso de escalas de colores para destacar
gráficamente el valor de cada celda
- Por último seleccione otro rango de celdas, y dentro del menú
desplegable del botón “Formato Condicional” seleccione la opción “Conjunto
de Iconos” y dentro de ella el rango de iconos que quiere utilizar Fig. 3.
Fig. 3 Uso de iconos para destacar gráficamente el
valor de cada celda
Adicionalmente puede marcar gráficamente conjuntos
de celdas que cumplan determinadas condiciones ( Opciones : “Resaltar Reglas de
Celdas, Reglas de la Parte Superior e Inferior”).
OPCIONES DE AUTORELLENO
Usar
la Opción de autorrelleno
Cuando arrastra
el controlador
de relleno, las (Opciones de autorrelleno) se muestran en el
extremo inferior derecho de la celda. Especificar una serie de datos en la
columna “Nro.” con las Opciones de autorrelleno.
1.
Seleccione la primera celda en la que desea
especificar la serie de datos. En este ejemplo, seleccione la primera fila en
“No.”
2. Especifique el primer valor de la serie de datos.
En este ejemplo, escriba “1” para especificar números a partir de uno.
3.
Arrastre el (controlador de relleno)
hacia abajo.
4.
Haga clic en (Opciones de autorrelleno)
y, a continuación, haga clic en Serie de relleno.
5.
Se especifica la serie de datos.
DOCUMENTO DE APOYO
VALIDACIÓN DE DATOS
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